Hinweisgeberschutzgesetz WhistleClue

Zimmer & Hälbig bekennt sich ohne Einschränkung zur Einhaltung von Recht und Gesetz. Rechtskonformes Handeln ist für uns eine Selbstverständlichkeit.

Deswegen ist es wichtig, dass Zimmer & Hälbig von potenziellen Rechtsverstößen, die innerhalb des Unternehmens sowie aus dem Unternehmen heraus erfolgen könnten, zeitnah erfährt und darauf reagieren kann. Regelmäßig bemerken die Beschäftigten eines Unternehmens als dessen „Augen- und Ohren“ diverse Verstöße als erstes. Deswegen bitten wir auch Sie darum, uns in einem solchen Fall zu informieren. und dieser Meldung an uns auch den Vorzug zu geben vor einer denkbaren Meldung an andere externe Meldestellen.

Es ist ebenfalls Teil unseres Selbstverständnisses, dass  Beschäftigt, die uns auf einen solchen Missstand hinweisen, ihrerseits keinerlei Repressalien erfährt, unabhängig davon, welcher Natur der Rechtsverstoß ist, auf den aufmerksam gemacht wird. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das die sog. EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht überträgt, ist ein solcher Schutz mittlerweile auch gesetzlich verankert.

Um für Sie als unsere Beschäftigten bestmögliche Voraussetzungen zu schaffen, haben wir die Rechtsanwaltsgesellschaft Rödl & Partner damit beauftragt, solche Hinweise als Vertrauensanwalt entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Rödl & Partner wird damit auch als ausgelagerte interne Meldestelle im Sinne von § 12 HinSchG für uns tätig.

Für die Abgabe eines Hinweises steht die neutrale Plattform

https://zhb.roedl-whistleclue.de/frontpage

bereit. Sie wird durch Rödl & Partner auf Basis der IT-Lösung IntegrityLine betrieben. Dies ist ein weltweit führender Anbieter datenschutzkonformer und hoch vertraulicher Hinweisgebertechnologien. Damit befindet sich die Hinweisgeberplattform außerhalb unserer eigenen IT-Infrastruktur.

Sofern Sie einen Hinweis abgeben wollen, steht Ihnen dafür auf der Plattform ein Formular zur Verfügung. Hierüber können Sie im Bedarfsfall auch Dateien hochladen und Sprachnachrichten abgeben. Sie erhalten bei der Abgabe des Hinweises automatisch eine Fall-ID und müssen sich ein Passwort setzen. Mit dieser Fall-ID und dem Passwort können Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt wieder einloggen, unsere Rückmeldungen an Sie einsehen und ggf. auch eine Rückfrage beantworten, die wir vielleicht noch haben.

Das Hinweisgebersystem darf nicht für falsche Anschuldigungen verwendet werden. Die Meldung wissentlich falscher Informationen ist verboten und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Sie haben mit Hinblick auf die Anonymität einer Hinweisabgabe drei Optionen:

• Sie legen Ihre Identität offen. Wir sichern Ihnen selbstverständlich die vertrauliche Behandlung Ihres Hinweises im gesamten Prozess zu. Dies gilt sofern der Ausnahmetatbestand des § 9 HinSchG nicht vorliegt; dies ist bspw. der Fall, wenn Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden oder im Einzelfall die Weitergabe an eine zuständige Stelle (z.B. Strafverfolgungsbehörde) erlaubt ist.
• Sie legen Ihre Identität gegenüber Rödl & Partner offen, verpflichten Rödl & Partner aber, dass Rödl & Partner Ihre Identität uns gegenüber verschweigt. Rödl & Partner ist in dem Fall uns gegenüber an Ihre Vorgabe gebunden und wird diese selbstverständlich einhalten.
• Sie wählen die vollständige Anonymität. Dann kann weder Rödl & Partner noch irgendjemand sonst Sie aufgrund technischer Rückschlüsse identifizieren. Auch in diesen Fällen können wir Ihnen mit Hilfe des sicheren Postfachs Rückfragen und Informationen zum aktuellen Stand der Bearbeitung Ihres Hinweises zukommen lassen.

Die entsprechenden Ankreuzfelder (Wahlmöglichkeiten) finden Sie im Hinweisformular.

Wir weisen im Zusammenhang mit der Frage der Vertraulichkeit der Vollständigkeit halber darauf hin, dass es in Ausnahmefällen aufgrund einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung oder aufgrund zwingenden Rechts zu einer Verpflichtung für uns kommen kann, Informationen gegenüber Ermittlungsbehörden offenzulegen.

Alle Meldungen sind streng vertraulich. Weitere Informationen dazu finden Sie in der auf dem Portal hinterlegten Datenschutzerklärung (zhb – Privacy policy (roedl-whistleclue.de).